Op 10 april 2025 is bekend geworden dat in de metadata van onderdelen van officiële publicaties van Nederlandse overheden persoonsgegevens voorkomen.
Geconstateerd is dat er bij (ontwerp)besluiten over omgevingsdocumenten die op officielebekendmakingen.nl zijn gepubliceerd en via overheid.nl en de DSO-viewer Regels op de kaart zijn ontsloten, bestanden zoals PDF’s en afbeeldingen zijn aangeleverd waarbij in de metadata persoonsgegevens voorkomen. Op grond van de AVG moeten dat soort bestanden geanonimiseerd zijn.
Het probleem doet zich ook voor in plandocumenten op Ruimtelijkeplannen.nl. Met dit bericht informeren wij u graag wat er aan deze problemen te doen is.
Wat is er aan de hand?
In de metadata van PDF documenten en afbeeldingen staan soms persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan namen en zakelijke contactgegevens van medewerkers die vanuit de documenteigenschappen van een tekstverwerkingsprogramma zijn mee gekopieerd bij het opslaan als .PDF bestand. Op grond van de AVG moeten dit soort bestanden geanonimiseerd zijn.
Wat kunt u doen om het op te lossen?
Omgevingsdocumenten op officielebekendmakingen.nl
Voor al gepubliceerde besluiten en regelingen van omgevingsdocumenten werken KOOP en Kadaster aan een oplossing om de persoonsgegevens te verwijderen. Bevoegde gezagen hoeven daarvoor niets te doen. KOOP werkt ook aan een validatie om te voorkomen dat onbedoeld persoonsgegevens in de metadata worden aangeleverd.
Plandocumenten Ruimtelijkeplannen.nl
Als er privacygevoelige metadata in uw bestanden op Ruimtelijkeplannen.nl staan, moet u deze bestanden zelf opschonen. In de Praktijkrichtlijn Toegankelijkheid Ruimtelijke Instrumenten 2012, paragraaf 5.4, staat hoe u als bronhouder eerder gepubliceerde plannen met privacygevoelige informatie kunt vervangen door een nieuw, geanonimiseerd exemplaar van dat plandocument; ook als die oorspronkelijke plannen niet meer beschikbaar zijn op Ruimtelijkeplannen.nl.
Hoe kunt u het voorkomen?
Nog beter is het als bevoegde gezagen voorkomen dat er in de metadata persoonsgegevens terecht komen. Hoe dat moet, kunt u het beste navragen bij de ICT-afdeling van uw organisatie.
Gerelateerde standaarden